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Dans cette marche à suivre, il sera question d'installer un complément Outlook qui permettra de créer, de gérer et d'insérer des modèles d' e-mails.

Template Phrases est le nom du complément et il a la particularité de proposer des éléments personnalisables pré-configurés pour améliorer l'efficacité d'envoi de mails, ou simplement une gestion facilitée des envois récurrents.

Étapes

  1. Pour ajouter le complément, cliquer en haut à gauche de l’écran sur "Télécharger des compléments".
  2. Dans la barre de recherche, chercher « Template Phrases » et cliquer dessus. Une fois sur la page du complément, cliquer sur "obtenir".
  3. Maintenant, pour accéder au complément, il faut ouvrir un nouvel e-mail puis cliquer sur le complément en haut à droite de la fenêtre.
  4. Il y a maintenant un volet de navigation qui s'ouvre à droite du nouvel e-mail. Comme sur le bas de l'image, il est possible de créer soit un nouveau groupe de modèles soit un modèle.
  5. En cliquant sur "NEW", un nouveau modèle apparaît. En premier, il y a la possibilité de lui mettre un titre ainsi que de l'attribuer à un groupe. Mais surtout il y a ce bouton qui permet d'inscrire des "variables" dans le modèle.
  6. Il y a deux catégories de variables. Celles qui vont remplir les champs d'en-têtes du mail (destinataire, en copie, en copie cachée et le sujet) et celles de "corps de message". Il sera d'abord question des variables d'en-tête.

    Variables d'en-têtes

    Nom de la variableFonction de la variableUtilisation de la variable
    1$Fill[TO]=Rempli le champs "à"Permet de rentrer une adresse mail fixe dans le modèle qui viendra automatiquement dans la case du destinataire
    2$Fill[CC]=Rempli le champs "copie"Permet de rentrer une adresse mail fixe dans le modèle qui viendra automatiquement dans la case en copie
    3$Fill[BCC]=Rempli le champs "copie caché"Permet de rentrer une adresse mail fixe dans le modèle qui viendra automatiquement dans la case en copie caché
    4$Fill[Subject]=Rempli le champs "Sujet"Permet de rentrer une adresse mail fixe dans le modèle qui viendra automatiquement dans la case du sujet du mail
  7. Lors de l'utilisation d'une de ces variables la modification sera à faire directement dans le modèle comme dans l'exemple ci-dessous.

    Dans ce cas-là, il sera question d'un modèle statique. Autrement dit, c'est le genre de modèle qui sera écrit une fois et utilisé tel quel plusieurs dizaines de fois.

  8. Dans le cas suivant, il y a des variables, et une en particulier, qui permettent de rendre les modèles utilisés personnalisables dynamiquement sans avoir besoin de les ouvrir pour en changer le contenu.

    Nom de la variableFonction de la variable
    1

    $SUBJECT[]

     Affiche le sujet du mail dans le corps de texte
    2

    $TIMESTAMP[DATE]

    Affiche la date au format jj.mm.aaaa dans le mail
    3

    $TIMESTAMP[DAYOFWEEK]

    Affiche le jour de la semaine en anglais dans le mail
    4

    $TIMESTAMP[TIME]

    Affiche l'heure à laquelle le modèle est inséré dans le mail
    5

    $WHAT_TO_ENTER[ text for replacement ]

    Permet d'insérer du texte personnalisé lors de l'insertion du mail
  9. Les 4 premières variables n'ont pas de grande utilité, mais la dernière ($WHAT_TO_ENTER[ text for replacement ]) est d'une importance capitale, car c'est celle qui permettra de personnaliser les mails dynamiquement.
    En effet, il est possible d'intégrer plusieurs fois cette variable en changeant la partie "text for replacement" et ainsi créer plusieurs zones de texte dynamique sur le modèle inséré.
    Exemple : 
    Ce qui est proposé lors de l'insertion :
    Ce qui se trouve dans l'e-mail une fois les champs remplis : 

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